1. INTRODUCCIÓ

(1.1.) Aquest Codi d’Ètica i Conducta té com a objectiu determinar els valors, principis i normes que han de regir el comportament i l’actuació de cadascun dels empleats i directius de Voilabeauty SL (d’ara endavant referit genèricament com l’entitat) així  com els membres del seu òrgan dadministració1. El comportament ètic va més enllà del compliment formal de la llei, per això qualsevol persona que accepta treballar per al Voilabeauty SL accepta el compromís d’actuar correctament. Així mateix, aquest Codi també serà aplicable als seus socis comercials, clients i proveïdors, en la mesura que els valors, principis i normes que conté aquest Codi els puguin ser aplicables. Voilabeauty SL fomentarà que els socis comercials desenvolupin i apliquin programes ètics coherents amb els nostres valors i principis.

(1.2) Els valors que guien el treball del Voilabeauty SL són els següents:

Orientació a les persones: el principal actiu de la companyia són les persones: clients, empleats i proveïdors. Tractar a tots amb dignitat, valorant les seves aportacions per aconseguir el èxit humà i empresarial, serà una prioritat per a la mercantil.

Integritat: Promoure una cultura d’integritat, honestedat i respecte a la legalitat ia les normes i estàndards ètics, i això tant pel que fa als interessos de Voilabeauty SL com als altres grups dinterès.

Responsabilitat mediambiental: la sostenibilitat, el respecte per l’entorn i la reducció de la petjada mediambiental és un compromís inajornable perquè tots tenen una responsabilitat comuna al desenvolupament de les generacions presents i futures.

(1.3) Voilabeauty SL promourà el coneixement del Codi entre els empleats i els subjectes abans descrits perquè la seva actuació es regeixi pels principis i valors sobre els quals s’assenta el present Codi. L’aplicació apropiada del Codi requereix coneixement per part dels empleats i directiu del seu contingut, el dels seus desenvolupaments complementaris (polítiques i procediments) i el de aquelles disposicions legals rellevants que siguin aplicables a les activitats que es desenvolupen com a conseqüència de les seves funcions a lentitat.

Qualsevol dubte sobre la interpretació o el contingut del Codi o que faci referència a la forma de resoldre situacions no descrites específicament en ell, haurà de ser aclarida amb el Comitè de Compliment, amb el corresponent superior jeràrquic o, si escau, amb el òrgan d’administració. (1.4) Sense perjudici de qualsevol altra responsabilitat a què pugui donar lloc, l’incompliment dels criteris i pautes d’actuació continguts al Codi pot motivar la adopció de sancions disciplinàries que siguin aplicables d’acord amb el que preveu la corresponent legislació laboral. Concretament, les infraccions de les norma de conducta contemplades a aquest Codi, són infraccions greus.

2. ÀMBIT D’APLICACIÓ I ACCEPTACIÓ

2.1. ÀMBIT SUBJECTIU D’APLICACIÓ

(1) Aquest Codi de Conducta serà d’aplicació a les persones següents, siguin físiques o jurídiques, segons els casos:

1º.- EMPLEATS, amb independència de la modalitat contractual que determine la seua relació laboral, posició que ocupin o de l’àmbit geogràfic on exerceixin el seu treball.

2º.- DIRECTIUS. Tenen aquesta consideració: a) els qui disposen de contractes de treball d’Alta Adreça; b) el director corporatiu; c) els qui expressament es determini per part de l’òrgan de administració.

3r.- MEMBRES DE L’ÒRGAN D’ADMINISTRACIÓ de la societat, sigui quina sigui la composició, forma i règim de funcionament de lòrgan en qüestió de què es tracti.

4t.- CLIENTS I PROVEÏDORS en la mesura que els pugui resultar aplicable i sempre que Voilabeauty SL tingui capacitat de fer-ho efectiu mitjançant l’adhesió.

(2) Els subjectes a què es refereixen els apartats 1 a 4 anteriors es denominaran conjuntament els “Subjectes Obligats”. El conjunt de persones físiques i jurídiques incloses al àmbit subjectiu d’aplicació es denominaran “Destinataris” del Codi.

2.2. ACCEPTACIÓ I COMPLIMENT

(1) Voilabeauty SL adoptarà les mesures necessàries per fer efectiu el conjunt de valors, principis i normes que componen aquest Codi, donant difusió entre els destinataris del seu contingut i resolent els dubtes que la seva aplicació pugui generar. Amb aquesta finalitat, procurarà, en la mesura que sigui possible, que els subjectes obligats i la resta dels destinataris es comprometin al seu compliment, de manera que aquests valors, principis i normes, juntament amb la normativa aplicable en cada cas, regeixin l’exercici dels seus activitats dins de lentitat o les seves relacions comercials o institucionals amb aquesta.

(2) Ningú, independentment de la seva posició a Voilabeauty SL, està autoritzat per sol·licitar a un destinatari del Codi d’Ètica i Conducta que contravingui el que s’hi estableix. Cap subjecte obligat no podrà justificar una conducta que atempti contra el Codi o una dolenta pràctica emparant-se en una ordre superior o en el desconeixement del contingut del Codi.

(3) El contingut del Codi d’Ètica i Conducta prevaldrà sobre el de les normes internes (incloent-hi ordres verbals que es poguessin donar per algun superior jeràrquic) que poguessin contradir-ho, llevat que aquestes estableixin requisits de conducta més exigents.

(4) L’aplicació del contingut del present Codi, en cap cas, no pot donar lloc a la vulneració de les disposicions legals aplicables. Si és apreciada aquesta circumstància, els continguts del Codi s’han d’ajustar al que preveuen aquestes disposicions legals

(5) Aquest Codi no modifica la relació laboral existent entre l’entitat i els seus empleats, ni crea dret ni cap vincle contractual, però suposa que les regles d’actuació que s’indiquen integren la manera com s’ha de prestar la relació laboral.

(6) L’entitat no tolera la comissió de cap fet delictiu per part de cap empleat ni directiu, ni membre del seu òrgan de govern, ni quan la seva comissió es realitza per tercers amb intenció de beneficiar directament o indirectament l’entitat.

L’entitat s’esforçarà a fer, no només allò que és legal, sinó també allò que és correcte, precisament per això no permetrà que es dugui a terme cap delicte en nom nostre.

2.3. RESPONSABILITAT DE COMPLIMENT DEL CODI DE CONDUCTA.-

(1) Tots els directius tenen les obligacions següents:

a) Comunicar el Codi dÈtica i Compliment als equips.

b) Liderar-ne el compliment a través de l’exemple.

c) Donar suport als seus equips en els dilemes ètics que puguin sorgir a cada moment.

d) Corregir desviacions detectades en el compliment del codi.

e) Establir en temps i forma mecanismes que assegurin el compliment del Codi a les seves àrees de responsabilitat.

f) Informar sobre els processos i les actuacions contraris al que disposa aquest Codi.

(2) Tots els empleats estan subjectes al compliment de les obligacions següents:

a) Conéixer el Codi d’Ètica i Conducta i prendre les seues decisions d’acord amb aquests principis i amb les polítiques que emanen dels mateixos.

b) Addicionalment, han de comunicar immediatament de forma responsable qualsevol indici d’existència de processos i actuacions que contravinguin el que disposa aquest Codi.

c) Col·laborar en les investigacions i auditories.

d) La inobservança per part de directius i empleats del Codi d’Ètica i Conducta i de les normes derivades del desenvolupament de polítiques específiques, degudament comunicades, podrien donar lloc a l’obertura i la iniciació dels procediments de recerca interna corporativa que es fixin per l’òrgan d’administració, arribant fins i tot a l’acomiadament disciplinari.

3. COMPORTAMENT ÈTIC I RESPONSABLE (NORMES DE CONDUCTA)

3.1. PRINCIPIS GENERALS

(1) Tots els subjectes obligats són responsables de conèixer i complir les lleis aplicables a la seva funció segons el seu àmbit de responsabilitat i lloc de treball havent de complir les seves funcions i obligacions amb ple respecte dels procediments establerts als sectors de la seva activitat.

(2) En cas de dubte, els Subjectes Obligats podran obtenir ajuda sobre la manera de complir amb el contingut del present Codi i la resta de normes que siguin aplicables a través del seu superior jeràrquic o, si escau, a través del Comitè de Compliment.

(3) L´incompliment d´aquesta normativa podria donar lloc a la responsabilitat jurídica que pugui derivar-se, sense perjudici de les accions disciplinàries que corresponguin, incloent-hi l’acomiadament laboral. (4) A més del compliment del present Codi i de les normes aplicables a cada cas, tots els subjectes Obligats hauran de demostrar en tot moment un comportament ètic a totes les seves actuacions professionals i evitar qualsevol conducta que, encara sense violar la llei, pugui perjudicar la reputació de l’entitat i afectar de manera negativa els seus interessos, reputació i imatge pública (com pogués ús inadequat de xarxes socials).

3.2. RESPECTE PER LA LLEI

En el desenvolupament de les seves tasques professionals cap Subjecte Obligat col·laborarà conscientment amb tercers en la violació de cap llei tant nacional com internacional, ni cooperarà amb ells a accions o omissions que comprometin el principi de legalitat o que puguin, si són conegudes, danyar la reputació de lentitat.

3.3. HONESTITAT

(1) Els subjectes obligats han de ser honestos en totes les negociacions en què hi hagi interessos de la entitat en joc i compliran els compromisos adquirits.

(2) Els subjectes obligats evitaran, o si escau declararan, qualsevol conflicte d’interessos que existeixi pel que pugui anteposar prioritats personals a les col·lectives i es comportaran amb rectitud, sense buscar en cap cas benefici propi o de tercers a través de l’ús degut a la seva posició o contactes a Voilabeauty SL, perquè us afavoreixi a ell oa un tercer davant d’altres, incomplint els seus obligacions en l’adquisició o la venda de mercaderies o en la contractació de serveis professionals.

(3) Igualment, protegiran la confidencialitat de la informació de lentitat que els ha estat confiada, així com la relativa a clients, accionistes, empleats o proveïdors.

3.4. INTEGRITAT

(1) Voilabeauty SL se subjecta a una política estricta de no acceptar ni oferir regals, ni donacions, ni a espècie ni en metàl·lic. És una conducta contrària al Codi Ètic i de Conducta, podent fins i tot arribar a ser delictiva, oferir regals, invitacions o obsequis a tercers (siguin funcionaris o no) amb la intenció d’influir-los perquè duguin a terme les seves funcions de forma deshonesta o en condicions més favorables que als altres clients, o per agrair-los que hagin actuat així encara que no es ho haguessin suggerit prèviament, o en general perquè actuïn de forma contrària a la legalitat vigent.

(2) El coneixement de qualsevol conducta que pogués ser contrària a les normes de conducta de comportament ètic i responsable serà immediatament notificada a través del canal de denúncies al Comitè de Compliment.

(3) De forma excepcional, els subjectes obligats podran acceptar regals, invitacions, serveis de hospitalitat o altres tipus d’incentius que no superin els usos habituals, socials o de cortesia, i estiguin relacionats amb lactivitat comercial.

(4) La societat mercantil no efectuarà donacions en metàl·lic o en espècie, de cap mena, a partits polítics, organitzacions, moviments, entitats, siguin aquestes de caràcter públic o privat, l’activitat del qual estigui clarament vinculada amb l’activitat política.

(5) Es reconeix el dret dels empleats i directius a exercir la llibertat d’expressió ia participar en activitats polítiques, però sempre que no interfereixin en l’exercici professional, ni suposin un conflicte d’interessos. En cap cas s’utilitzaran els recursos ni instal·lacions de la organització per donar suport a activitats polítiques personals.

(6) Queden al marge d’aquestes prohibicions les actuacions de patrocini realitzades de conformitat amb la legalitat vigent.

4. COMPROMÍS AMB ELS EMPLEATS

4.1. Drets humans

(1) Voilabeauty SL considera que els Subjectes Obligats són col·laboradors essencials per complir els objectius del negoci i la creació d’ocupació de qualitat en un entorn que aposta per la formació i el desenvolupament professional i el foment de la diversitat de capacitats, cultures, creences i nacionalitats, tot això en igualtat de condicions i drets i amb un rebuig exprés davant de qualsevol forma d’assetjament laboral. Per això, aix relacions entre tots els empleats han de basar-se sempre en el respecte a la dignitat i no discriminació de les persones.

(2) L’entitat reconeix que el principi d’igualtat de tracte i oportunitats per als empleats, independentment de la seva raça, color, nacionalitat, origen ètnic, religió, gènere, orientació política o sexual, estat civil, edat, discapacitat o responsabilitats familiars, és un principi inspirador de les polítiques de Recursos Humans i s’aplicarà tant a la contractació de empleats com a la formació, les oportunitats de carrera, els nivells salarials així com els altres aspectes de la relació laboral dels Empleats.

(3) De cap manera s’impedirà ni limitarà l’exercici dels drets d’associació, sindicació i negociació col·lectiva en el marc de les normes reguladores de cadascun d’aquests drets fonamentals.

(4) Voilabeauty SL respectarà i fomentarà els Drets Humans. Reconeix que els drets humans són drets fonamentals i universals, havent d’interpretar-se i reconèixer-se de conformitat amb les lleis pràctiques internacionals, en particular, la Declaració Universal dels Drets Humans de les Les Nacions Unides i els principis que proclama l’Organització Internacional del Treball.

4.2. Desenvolupament professional

(1) Voilabeauty SL promourà el desenvolupament personal i professional dels seus empleats, fomentant-ne el implicació en la millora de les pròpies capacitats i competències. Les polítiques i actuacions relatives a la selecció, contractació, formació i promoció interna dels empleats han d’estar basades en criteris clars de capacitat, competència i mèrits professionals. Es tindrà en compte la promoció interna dels empleats per cobrir les posicions que en cada cas convingui.

(2) Els empleats seran informats de les polítiques d’avaluació de la feina i participaran activament dins del marc dels processos de gestió articulats per millorar-ne el treball, iniciativa i dedicació.

4.3. Compromís amb la seguretat i la salut de les persones

(1) Voilabeauty SL vetllarà per garantir un entorn de treball segur i saludable per als Empleats, adoptant totes les mesures que siguin raonables per maximitzar la prevenció de riscos laborals. A més, l’entitat facilitarà els mitjans necessaris per al compliment degut de les mesures que s’estimin oportunes per prevenir els riscos laborals.

(2) Tots els empleats seran responsables de mantenir el seu lloc de treball, seguint les regles i pràctiques de salut i seguretat.

(3) Constituirà incompliment del present Codi, la realització per part de qualsevol empleat de les funcions encomanades, sense respectar les mesures de prevenció de riscos laborals previstes per al seu lloc de treball i la no utilització dels EPI que li hagin estat facilitats quan sigui preceptiu. A més, l’entitat facilitarà els mitjans necessaris per al compliment degut mesures que es considerin oportunes per prevenir els riscos laborals.

(4) Està prohibit el consum de begudes alcohòliques durant l’horari de treball, en la mesura que la seva ingesta pot atemptar contra la seguretat i productivitat a l’entorn de treball i el manteniment de la professionalitat i responsabilitat dels Empleats.

El consum de drogues està totalment prohibit a les instal·lacions de Voilabeauty SL

4.4. Compromís davant de l’assetjament laboral

(1) GVoilabeauty SL rebutja qualsevol tipus d’assetjament a la feina (abús d’autoritat, assetjament físic o psicològic, assetjament sexual, així com qualsevol altra conducta que pugui generar un entorn de treball intimidatori, ofensiu o hostil per a les persones) considerant-ho inacceptable i intolerable; i no permetrà comportaments ni factors organitzatius que posin de manifest conductes d’assetjament al àmbit laboral.

(2) Constituirà incompliment del present Codi, podent arribar a ser constituir infracció greu o fins i tot delicte, qualsevol comportament d’assetjament, incloent expressament proferir expressions de caràcter injuriós, ofensiu, difamatori, o degradant, respecte d’altres companys -ja sigui directa o indirectament-, i sigui quin sigui el mitjà emprat -verbal, SMS, whatsapp, correu electrònic, etc.- o adoptar conductes inadequades que impedeixin la realització i exercici normal del treball.

5. COMPROMÍS AMB TERCERS

5.1. COMPROMÍS AMB CLIENTS

(1) L’entitat considera prioritària la satisfacció del client. En conseqüència, l’eficiència als processos i la transparència a l’actuació, així com l’oferiment d’una informació clara i verça, i la dispensa d’un tracte que garanteixin la qualitat del servei al client, han de ser fins en ells mateixos mateixos per a tots els empleats de Voilabeauty SL.

(2) Es posaran tots els mitjans per garantir que els productes oferts no comportin riscos per a la salut, prenent les accions oportunes per resoldre’ls.

5.2. COMPROMÍS AMB ELS PROVEÏDORS

(1) L’entitat es relaciona amb els proveïdors de béns i serveis de manera ètica i lícita; seleccionarà únicament proveïdors les pràctiques empresarials dels quals respectin la dignitat humana, no incompleixin la Llei i no posin en perill la reputació de lempresa.

(2) Tot proveïdor haurà d’estar operant complint escrupolosament la legalitat vigent. Hauran respectar el compliment dels Drets Humans internacionalment reconeguts i assegurar-se de no defraudar ni incórrer en abusos d’aquests drets dins de les operacions de negoci, ni tampoc dins de la pròpia estructura organitzativa.

(3) Tot proveïdor haurà de promoure i respectar els principis següents:

a) Eliminar tota forma de treball infantil.

b) Eradicar qualsevol tipus de treball forçós o realitzat sota coacció.

c) Evitar la discriminació en qualsevol mena de lloc de treball.

d) Respectar els horaris màxims de treball i els sous mínims establerts.

e) Garantir que els empleats desenvolupen la seva feina sota els estàndards de seguretat i higiene.

f) Respectar els drets dels empleats a associar-se, organitzar-se o negociar col·lectivament sense que pateixin per això cap mena de sanció.

g) Obtenir i mantenir els permisos ambientals per a l’operativitat de la vostra empresa en cas de ser requerits. Així mateix, en cas que la seva operativa generi desaprofitaments, aquests hauran de ser supervisats, controlats i tractats de la manera com la legislació corresponent ho indiqui.

(4) Els proveïdors es responsabilitzaran que les empreses subcontractades treballin sota les normes promogudes pel present document i dins del marc legal corresponent.

(5) Els proveïdors han de mantenir un enfocament preventiu orientat al desafiament de la protecció mediambiental, adoptant mètodes que beneficiïn una major responsabilitat ambiental i afavoreixin el desenvolupament i la difusió de tecnologies respectuoses amb el medi ambient.

(6) Tot proveïdor haurà d’evitar ser partícip de qualsevol tipus de corrupció, extorsió o suborn que pogués arribar a afectar els principis del comerç just o derivar en escàndols públics en què l’entitat es pugui veure afectada. Tot proveïdor accepta que el seu participació en qualsevol dels fets indicats  és causa de resolució immediata del contracte que l’uneixi amb Voilabeauty SL sense que pugui reclamar cap indemnització com a conseqüència.

(7) Voilabeauty SL valorarà positivament aquells proveïdors que manifestin el seu compromís amb els principis promoguts en aquest Codi d’Ètica i Conducta mitjançant l’acceptació i el compliment. Així mateix, i al marge del que exposa el paràgraf anterior, Voilabeauty SL es reserva el dret a resoldre la seva relació contractual amb aquells proveïdors que incórreguen en incompliments del Codi de manera reiterada o greu, podent reclamar-los indemnització per danys i perjudicis (inclosos danys morals, si escau).

(8) Voilabeauty SL procurarà estendre el contingut del present Codi de Conducta als proveïdors incorporant el propi Codi als contractes que subscrigui amb ells.

6. COMPROMÍS AMB ELS ACTIUS, ELS CONEIXEMENTS I ELS RECURSOS DE L’ENTITAT

6.1. Protecció de dades personals

(1) L’entitat vetllarà per la protecció de les dades personals que s’emmagatzemin i s’intercanviïn durant l’activitat quotidiana en desenvolupament dels negocis socials en la mesura que aquesta protecció és prioritària per assolir un màxim nivell de qualitat en el desenvolupament de lobjecte social. Per aquest motiu tots els directius i empleats hauran de respectar sempre la legislació sobre protecció de dades personals. Per tal de complir això, s’adoptaran polítiques formatives.

(2) Constituirà incompliment del present Codi, sense perjudici de la possible responsabilitat penal que se’n derivi, el descobriment o revelació d’informació personal (a tall d’exemple: números de comptes bancaris, dades personals com dates de naixement, aniversaris, domicilis, telèfons…) dels altres empleats, clients o proveïdors i de la qual se’n tingui coneixement únicament pel treball i la funció que s’exerceix a l’entitat.

6.2. Ús adequat de les eines informàtiques

(1) Els empleats faran un ús de les eines informàtiques (correu electrònic, intranet, internet, telèfons…) en condicions d’acord amb el desenvolupament  del lloc i amb les funcions que exerceixen. No es faran servir de forma abusiva, ni en benefici propi per a actuacions que poguessin afectar la reputació o la imatge de l’entitat.

(2) Els empleats únicament podran accedir als sistemes informàtics a què s’estigui autoritzant i amb les llicències oportunes. No s’instal·larà, utilitzarà o distribuirà cap tipus de programari que pogués afectar la seguretat dels sistemes, ni es podran fer còpies no autoritzades o fer accions que permetin l’entrada de virus informàtics.

(3) Constituirà greu incompliment del present Codi la infracció de les mesures previstes al document de seguretat relatiu a les eines informàtiques (a tall d’exemple: revelar les claus i contrasenyes d’accés als equips informàtics propis o de tercers amb la qual cosa poden fugir molt importants dinformació; realitzar descàrrega de programes o programaris que puguin contenir elements que danyin els sistemes operatius, accés a webs de reputació dubtosa, copiar de forma no autoritzada fitxers o arxius continguts als terminals de l’empresa en USB o enviar-los de forma no autoritzada a un ordinador personal).

(4) Les comunicacions que es poguessin realitzar a través de les eines informàtiques (incloent-hi molt especialment el correu electrònic corporatiu) no han de contenir declaracions ofensives o difamatòries. L’usuari de qualsevol mitjà informàtic o de comunicació que sigui propietat de la entitat no podrà divulgar o transmetre informació il·legal, sexista, abusiva, difamatòria, obscena, racista, ofensiva, pornogràfica, o qualsevol tipus d’informació ofensiva o no autoritzada per les Lleis, ja sigui a través de fotografies, textos, banners publicitaris o enllaços a pàgines externes: tampoc no podrà publicar, transmetre, reproduir, distribuir o explotar qualsevol altre component nociu per a la integritat dels sistemes informàtics o que pugui infringir drets de propietat intel·lectual; de la mateixa manera, tampoc podran publicar o facilitar material o accés a recursos sobre hacking, craking o qualsevol altra informació que Voilabeauty SL consideri susceptible, encara que sigui potencialment, de comprometre la seguretat o la integritat dels sistemes informàtics.

6.3. Protecció de la informació confidencial

(1) Tant els empleats com els directius han de mantenir el més estricte secret professional i guardar confidencialment tota la informació que manegen en el curs de la tasca professional. (2)En tot cas seran d’aplicació les regles següents quant al maneig de la informació confidencial:

a) Tota la informació serà protegida i mantinguda de forma estrictament confidencial. No serà utilitzada, totalment o parcialment, per a un fi diferent del que el subjecte obligat tingués assignat en funció de la seva feina.

b) La informació confidencial només serà utilitzada pel subjecte obligat per als fins que tingués assignats d’acord amb el contracte laboral o la relació que el vinculi amb l’entitat. En cas que el subjecte obligat requereix l’assistència d’un tercer a l’entitat i cal revelar-li la informació confidencial, s’adoptaran les mesures necessàries perquè la informació sigui degudament protegida, subscrivint a aquest efecte un document de confidencialitat.

c) El subjecte obligat no revelarà, directament o indirectament, la informació a terceres persones diferents de les referides a l’apartat anterior.

d) El subjecte obligat notificarà, al més aviat possible, qualsevol tractament o ús incorrecte de informació confidencial, cooperant amb l’entitat per protegir aquesta informació.

e) Cap subjecte obligat no guardarà informació sobre l’entitat en ordinadors privats o altres mitjans no proporcionats per la pròpia societat.

f) En el cas que el subjecte obligat hagués de portar la informació fora de les instal·lacions de la entitat per realitzar tasques laborals o les que siguin inherents a la seva relació amb aquesta, haurà de tornar aquesta informació una vegada s’hagin acabat les tasques realitzades fora de les instal·lacions.

6.4. Apropiacions indegudes d’actius

L’entitat posa a disposició dels seus empleats els recursos necessaris per a l’exercici del seu empleat activitat professional. L´apropiació indeguda i la utilització inapropiada d´aquests actius seran perseguits penalment.

7. OBLIGACIONS RESPECTE DE PRÀCTIQUES FRAUDULENTES O POC ÈTIQUES

7.1. Manipulació de la informació

(1) La falsificació o manipulació d’informació, o la utilització deliberada de informació falsa constitueix una conducta il·lítica i en molts casos delicte. L’entitat assumeix un principi d’actuació de transparència informativa, entesa com el compromís de transmetre la informació fiable als mercats, tant financera, com de qualsevol altra índole. D’aquesta manera, la informació econòmico financera de la companyia, tant interna com externa, reflectirà fidelment la seva realitat econòmica, financera i patrimonial d’acord amb els principis de comptabilitat generalment acceptats.

(2) Els subjectes obligats l’han de transmetre informació de forma veraç, completa i comprensible. A cap cas proporcionaran sabent informació incorrecta, inexacta o imprecisa. En aquest sentit els directius i empleats s’abstindran de:

a) Portar un registre d’operacions en suports extracomptables no enregistrades en llibres oficials.

b) Registrar despeses, ingressos, actius o passius inexistents.

c) Realitzar assentaments d’apunts als llibres de comptabilitat amb indicació incorrecta del seu objecte.

d) Utilitzar documents falsos.

e) Destruir deliberadament documents abans del termini previst legalment en cada cas

(3) Constituirà incompliment del Codi la realització d’operacions mercantils que no es comptabilitzin, el registre de despeses no realitzades, i/o realitzar apunts comptables amb conceptes que no obeeixen a la realitat.

7.2. Suborns, corrupció, comissions il·legals i tràfic d’influències

(1) Està prohibida tota pràctica de corrupció, suborn o pagament de comissions a totes les seves formes, ja sigui per actes o omissions o mitjançant la creació o el manteniment de situacions de favor o irregulars per obtenir algun benefici o utilitat per a l’entitat.

(2) Els subjectes obligats s’abstindran de fer pagaments a fi de facilitar o agilitzar tràmits consistents en el lliurament de diners o béns en espècie, sigui quin sigui el seu import, a canvi d’assegurar o agilitzar el curs d’un tràmit o actuació davant de qualsevol òrgan judicial, administració pública o organisme oficial.

(3) Està prohibit exercir qualsevol tipus d’influència (directa, indirecta, per mitjà de tercers) sobre algun funcionari o autoritat derivada de la relació personal d’algun subjecte obligat.

7.3. Blanqueig de capitals i irregularitats en els pagaments

(1) Els Empleats de Voilabeauty SL prestaran especial atenció als pagaments en metàl·lic que resultin inusuals atenent la naturalesa de l’operació, els realitzats mitjançant xecs al portador oa aquells efectuats en divises diferents de les prèviament acordades, comunicant a través de les vies i procediment establerts en aquest Codi d’Ètica i Conducta aquells que entengui que són irregulars. No s’acceptaran pagaments en efectiu per un import superior a 1.000 euros (o el seu contravalor a moneda estrangera); ni pagaments per import inferior en bitllets de 500 euros.

(2) També es notificaran aquells pagaments en què l’ordenant o beneficiari sigui un tercer no esmentat en els corresponents contractes, així com els realitzats en comptes que no resultin els habituals en les relacions amb una determinada entitat, companyia o persona.

8 ÒRGAN ENCARREGAT DEL COMPLIMENT NORMATIU EN L’ÀMBIT DELS RISCOS PENALS

(1) L’òrgan encarregat del compliment, tant del Codi d’Ètica i Conducta com del model de prevenció de riscos penals és el Comitè de Compliment (CC) per delegació expressa del Consell dAdministració de lentitat.

(2) El CC estarà integrat per tres membres: el responsable de lassessoria jurídica interna (que farà de President), un membre de l’òrgan d’administració (que farà les vegades de Vocal), i un professional extern (que farà de secretari) que haurà d’acreditar coneixements jurídics suficients i experiència pràctica com a advocat penalista d’un mínim de 10 anys.

(3) El CC elevarà un informe anual a l’òrgan d’administració sobre l’evolució de la política de prevenció de riscos penals. L’òrgan d’administració avaluarà i supervisarà almenys una vegada a l’any el sistema de gestió de compliance penal, llevat que alguna circumstància aconselli escurçar aquest termini.

(4) El CC serà el responsable de proposar a l’òrgan d’administració totes les polítiques siguin necessàries per al desenvolupament del Codi d’Ètica i Conducta i, en general, per a una eficaç gestió dels riscos penals.

(5) En qualsevol cas, la responsabilitat última de supervisió de la correcta execució del Programa de Compliance correspon a lòrgan dadministració de lorganització.

9. PROCEDIMENT DE DENÚNCIA

(1) Tots els consellers, directius i empleats de Voilabeauty SL tenen l’obligació de complir i contribuir al compliment del sistema de compliance penal. És per això que, no només han de conèixer la seva Codi d’Ètica i Conducta per prendre les seves decisions d’acord amb aquests principis i les polítiques que emanen dels mateixos, sinó que han de comunicar de forma responsable qualsevol indici de existència de processos i actuacions que contravinguin el que disposa aquest sistema.

(2) A aquest efecte, l’organització ha creat un canal de denúncies que està a disposició de tots els treballadors, directius, clients, proveïdors (i fins i tot tercers aliens a l’organització), i al que hi podran accedir quan tinguin constància directa de l’existència d’un fet constitutiu de delicte dut a terme per algun treballador, directiu, representant legal o apoderat de lentitat, que pugui generar responsabilitat penal de l’entitat, o que suposi un  comportament contrari als principis ètics continguts en aquest Codi dÈtica i Conducta.

Podran denunciar aquest fet a través de les vies següents:

Correu electrònic: compliance@voilabeauty.com 

Adreça postal següent: Voilabeauty SL, C/Flassaders 42, Barcelona, CP 08003, Barcelona, Espanya a l’atenció del Comitè de Compliment.

(3) El procediment de gestió de les denúncies assegurarà l’anonimat, la confidencialitat a totes fases i la no represàlia. Concretament, se subjectaran als principis següents: (i) confidencialitat, (ii) respecte davant les persones involucrades, i (iii) garantia de les persones que denunciïn.

10. VIGÈNCIA

Aquest Codi d’Ètica i Conducta entra en vigor el dia 30 de març del 2022.

 

PROCEDIMENTS PER A INCOMPLIMENTS I IRREGULARITATS

I. Consideracions generals

(1) Tots els empleats de l’organització tenen l’obligació de complir i contribuir al compliment del sistema de compliance penal. És per això que, no només han de conèixer el Codi d’Ètica i Conducta per prendre les seves decisions d’acord amb aquests principis i les polítiques que n’emanen, sinó que han de comunicar de forma responsable qualsevol indici dexistència de processos i actuacions que contravinguin el que disposa aquest sistema.

(2) A aquest efecte, l’organització ha creat un canal de denúncies que està a disposició de tots els treballadors, directius, accionistes, clients, proveïdors (i fins i tot tercers aliens a la organització), i al que podran accedir quan tinguin constància directa de lexistència dun fet constitutiu de delicte dut a terme per algun treballador, directiu, representant legal o apoderat de la entitat, que pugui generar responsabilitat penal de l’entitat podran denunciar-ho a través de les següents vies:

Correu electrònic: compliance@voilabeautycom

Adreça postal següent: Voilabeauty SL, C/Flassaders 42, Barcelona, CP 08003, Barcelona, Espanya a l’atenció del Comitè de Compliment.

(3) Sense perjudici de l’existència del canal de denúncies, qualsevol empleat ha de vetllar per la integritat i reputació de la companyia. I davant d’un possible incompliment del Codi d’Ètica i Conducta també es podran comunicar aquests fets al superior jeràrquic, perquè aquesta persona remeti immediatament la informació rebuda al Comitè de Compliment. Encara que és aconsellable centralitzar la informació per mitjà del canal de denúncies, no deixaran d’atendre’s i investigar-se els fets que es denunciïn per altres vies que acabin en coneixement del Comitè de Compliment.

II. Funcionament bàsic del canal de denúncies

(1) Sense perjudici del funcionament detallat de la política de denúncies que conté el document “Procediments per a la investigació d’incompliments i irregularitats”, qualsevol denúncia haurà d’efectuar-se de bona fe i contenir antecedents suficients que permetin donar inici a una investigació.

La comunicació “de bona fe” suposa que es facilita tota la informació de què es disposa de forma honesta, completa i precisa, fins i tot encara que posteriorment es verifiqui que era equivocada. La informació facilitada “de mala fe” està subjecta a mesures disciplinàries.

(2) Les denúncies hauran, en la mesura del possible, contenir la informació següent:

Identitat de les persones de lentitat involucrades. Si no es coneixen dades concretes didentificació, es indicaran els fets que permetin la seva identificació (ja que ocupava, lloc dia i hora al que es van produir els fets).

Data o dates aproximades en què van passar els fets.

Descripció mínima del que ha passat

Si us acompanyen proves (documents, fotos, vídeos…) indiqueu-ne l’origen (qui va realitzar les fotografies o enregistraments, qui va lliurar els documents…)

Es podran facilitar dades de possibles testimonis, indicant si és el cas el coneixement que tinguen dels fets.

En general, qualsevol altra circumstància relacionada amb els fets denunciats.

(3) Gràficament, l’esquema general de funcionament del canal de denúncies seria el següent:

DENÚNCIA –> ANÀLISI INICIAL DE VIABILITAT  –> INVESTIGACIÓ INTERNA  –> PROPOSTA A L’ÒRGAN DE GOVERN  –> CONCLUSIÓ

(4) El procediment de gestió de les denúncies assegurarà l’anonimat, la confidencialitat a totes fases i la no represàlia. Concretament, se subjectaran als principis següents:

a) Confidencialitat: les dades i les declaracions realitzades s’examinaran amb estricta confidencialitat. Totes les persones que hagin de conèixer del contingut queden subjectes a un compromís de confidencialitat. Les dades del denunciant únicament podran ser facilitats en cas d’exigència legal, i prèvia sol·licitud per part de l’autoritat competència.

b) Exhaustivitat: la informació rebuda sobre potencials incompliments del Codi de Conducta (i en general sobre qualsevol política o procediment relativa al sistema de gestió de compliance penal) seran investigats detallada i completament per determinar la veracitat de la situació denunciada.

c) Respecte davant de les persones involucrades: en tot moment es tindran en consideració els drets d’aquelles persones involucrades en incompliments potencials. Abans de realitzar valoracions sobre les situacions declarades, les persones i/o empleats afectats tindran el dret de traslladar les raons i explicacions que considerin necessàries.

d) Fonament: qualsevol decisió haurà de ser adoptada de forma raonada, proporcionada, apropiada i considerant les circumstàncies i entorn dels fets.

e) Garantia de les persones que denunciïn: s’assegura les persones que denunciïn de bona fe (o sobre la base d’una creença raonable) fets poc ètics o vulneradors del Codi d’Ètica i Conducta (i en general sobre qualsevol política o procediment relativa al sistema de gestió de compliance penal), que no patiran represàlies ni mesures discriminatòries o disciplinàries de cap tipus per informar de vulneracions de la política de prevenció penal o per negar-se a participar en activitats delictives. Aquesta garantia no s’estén als casos en què la persona en qüestió que realitza la denúncia hagi participat a l’incompliment. Tampoc no es tolerarà cap represàlia contra qui col·labori en una investigació sobre un incompliment. Qualsevol acte de represàlia, o la mera amenaça de represàlia serà considerat una infracció greu del Codi d’Ètica i Conducta i subjecte a mesures disciplinàries.

 

POLÍTICA ANTICORRUPCIÓ

I. Consideracions generals

(1) Aquesta política desenvolupa els principis bàsics en aquesta matèria, a fi d’establir-ne una guia de conducta de tots els empleats i directors, que serveixi per prevenir, detectar, investigar i posar remei a qualsevol pràctica corrupta al si de l’entitat. A diferència d’altres polítiques, s’ha utilitzat una metodologia expositiva a base de preguntes-respostes, i amb l’exemplificació de molts supòsits perquè els seus destinataris puguin identificar fàcilment els elements fonamentals dels deures de comportament ètic i íntegre.

(2) La integritat a l’actuació professional en un dels principis bàsics d’actuació reflectits al nostre Codi Ètic i de Conducta, i es manifesta en determinats deures de actuació, tant per part dels nostres empleats i directius, com per part dels nostres socis de negoci rellevants.

(3) Com es reconeix al Codi Ètic i de Conducta, Voilabeauty SL se subjecta a una política estricta de no acceptar ni oferir regals, ni donacions, ni en espècie ni en metàl·lic. És una conducta prohibida oferir regals, invitacions o obsequis a tercers (siguin funcionaris o no) amb la intenció d’influir-los perquè duguin a terme les seves funcions de forma deshonesta o en condicions més favorables que als altres clients, o per agrair-los que hagin actuat així encara que no els ho haguessin suggerit prèviament, o en general perquè actuïn de forma contrària a la legalitat vigent. Els subjectes obligats tampoc no podran prometre, oferir o concedir a directius, administradors, empleats o col·laboradors d’una empresa mercantil o d’una societat, associació, fundació o organització un benefici o avantatge de qualsevol naturalesa no justificats, perquè us afavoreixi a ell oa un tercer davant d’altres, incomplint les seves obligacions en l’adquisició o venda de mercaderies o en la contractació de serveis professionals.

(4) El coneixement de qualsevol conducta que pogués ser contrària a aquesta política anticorrupció serà immediatament notificada a través del canal de denúncies al Comitè de Compliment. En cas de dubte sobre el caràcter permès o prohibit d’una conducta, es comunicarà davant del Comitè de Compliment.

II. Compliment de la política anticorrupció

(1) Si està alguna vegada insegur sobre com reaccionar davant d’una situació, o si té dubtes de si certa conducta pot ser impròpia o contrària a la política, sempre hauria de buscar la orientació del seu superior jeràrquic o del Comitè de Compliment abans de fer qualsevol acció. Si observa un comportament que el preocupa, o que segons la seva comprensió pot representar una violació de la nostra política, plantegeu l’assumpte immediatament al Comitè de Compliment. Fent-ho així, facilitarà a l’entitat una oportunitat per valorar l’assumpte i corregir-ho abans que arribi a ser una violació de la llei o abans de que comporti un risc per a la reputació de la Companyia.

(2) Les sospites d’infracció de la política d’una certa importància, com podrien ser exemplificativament les que impliquin a alts nivells de direcció, quantitats significatives, o fins i tot la comissió de fets delictius han de ser comunicades immediatament al Comitè de Compliment.

Exemple pràctic: una persona de l’àrea financera va ser requerida pel seu superior perquè procedirà a fer una transferència bancària de fons a un compte personal d’un funcionari públic. Quan aquesta persona li va preguntar al seu superior per què era el pagament, el seu superior li va dir que “no era de la seva incumbència”. Quan va expressar les seves preocupacions sobre si el fet podia ser il·legal, li va dir que a ell no li importava el que digués la política i que ell assumia tota la responsabilitat si hi havia qualsevol problema amb el pagament. La persona de l’àrea financera té por de que el seu superior prengui represàlies contra ella si informa de lassumpte.

Com reaccionar: la persona de l’àrea financera hauria d’informar-ne immediatament situació per mitjà del canal de denúncies al Comitè de Compliment. Si segueix les instruccions de la seva superior i viola la Política Anticorrupció, tots dos estarien probablement violant la llei a més de violant la política i el Codi d’Ètica i Conducta. La Companyia protegirà aquesta persona de qualsevol represàlia per la seva denúncia de bona fe i probablement sancionarà el superior.

(3) Cap empleat no serà mai sancionat de cap manera, per negar-se al pagament de suborns o pagaments il·legals. De la mateixa manera, els resultats laborals o econòmics no seran valorats negativament perquè s’hagin produït  retards o pèrdues com a resultat de la seva negativa al pagament. Un element amb el que ha de comptar prèviament un empleat és que no s’haurà d’enfrontar a situacions en què se li requereixi un suborn o un pagament il·legal per tramitar una sol·licitud.

(4) La Companyia aplica un tractament de “tolerància zero” a les violacions d’aquesta Política. Tots els empleats i directius estan obligats a defensar els estàndards ètics de la política, i han de prendre les mesures necessàries per prevenir qualsevol violació de la mateixa. Se sancionarà, i si escau, acomiadarà, els empleats de la companyia a supòsits d’incompliment voluntari d’aquesta política, incloent-hi no informar de l’existència de violacions de què es tingui coneixement. En el cas d’infraccions d’aquesta política per part de persones que treballen per a la Companyia però que no són empleats de la mateixa, es podrà resoldre el contracte o extingir la relació que els uneixi amb la companyia.

(5) Aquestes infraccions es podran comunicar als òrgans públics encarregats de la investigació de fets delictius, quan això sigui procedent, de manera que pot ser investigat en un procés penal. El suborn i els pagaments il·legals són delictes castigats amb pena privativa de llibertat.

(6) La política s’aplica a totes les persones que treballen per a Voilabeauty SL, independentment de la seva ubicació, lloc o categoria. Això inclou tant empleats (amb independència del tipus de contracte que tinguin), com a directius, membres del Consell d’Administració, i directors de les diverses persones jurídiques que es troben al perímetre de l’organització. I també inclou els agents o tercers que actuïn en nom d’alguna de les empreses del Voilabeauty SL, que hauran de complir els principis daquesta política.

III. Conceptes bàsics

(1) Un suborn (o acte de corrupció) té una definició legal precisa. Però perquè s’entengui en què consisteix és important que sàpiga què consisteix a donar, prometre o oferir alguna cosa de valor o algun avantatge, directament o indirectament, a qualsevol persona, per tal d’induir aquesta persona o qualsevol altra perquè realitzi una funció o activitat indeguda, o perquè s’abstingui de actuar en compliment de les seves funcions oficials, o en general amb la intenció d’influir en el comportament d’una altra persona o premiar-lo, i mantenir o obtenir així un avantatge comercial. També és un suborn acceptar la petició que realitza una altra persona amb les mateixes finalitats, és a dir perquè es actuï (o no s’actuï) indegudament, tant per la persona que accepta la petició com per un tercer. Mai no s’ha de participar en un suborn.

(2) Les formes en què es pot presentar un suborn o acte de corrupció són moltes i diverses: no hi ha una llista de conductes. Un suborn pot tenir un contingut econòmic o de qualsevol altre tipus, i inclou donar o rebre diners, préstecs, contribucions o donacions, viatges, ofertes de feina, reemborsaments, bonificacions, béns, serveis o qualsevol altre producte o activitat que es pugui considerar que tingui valor. Els regals, les atencions corporatives i les invitacions comercials poden ser considerats com a formes de suborns en certes circumstàncies. No es permet sol·licitar, acceptar o oferir qualsevol mostra d’hospitalitat o regal, per petit que pogués ser, que pogués ser entès com una forma de persuasió o influència inapropiada, és a dir, com una forma de suborn. Un suborn també pot tenir forma d’un incentiu o premi, i es pot pagar després que l’actuació (o omissió) indeguda s’hagi produït. Entre les categories de conductes prohibides també inclouen els favors personals. Els actes de corrupció canalitzats mitjançant favors personals són especialment difícils de detectar, perquè no consumeixen recursos de l’organització ni es desenvolupen en el context de les activitats. Sense tanmateix, poden ser idonis per conculcar la independència de qui els rep i, per això, no són a absolut innocus. En el fons, un favor personal pot evitar un desemborsament (per exemple, utilitzar el resort residencial o el iot d’esbarjo d’un amic) o fins i tot tenir accés a un bé o servei difícil d’aconseguir en condicions normals (accés a una localitat privilegiada en un concert, o una final esportiva rellevant, per exemple). Per tant, totes les persones de l’organització han d’adquirir consciència que els seus activitats a l’esfera privada poden afectar igualment l’organització, quan es projecten sobre determinats tercers.

(3) L’entitat no fa distincions entre funcionaris públics o particulars pel que fa al suborn. El suborn no és permès independentment de l’estatus del receptor. Encara que vostè mai ha d’oferir ni acceptar suborns de ningú, necessita estar particularment atent per no participar a cap suborn, suborn o tracte indegut amb funcionaris públics. No ofereixi, doni, prometi ni autoritzi res de valor econòmic, ni qualsevol altre avantatge per a ningú (inclòs un membre de la família, parent o persona vinculada a un funcionari públic) si les circumstàncies semblen indicar que cerca la influència del funcionari públic per obtenir o mantenir negocis, o algun avantatge competitiu.

1. Qui és un “funcionari públic”?

Un funcionari públic no ha de ser algú que treballa a l’administració pública. Dins dels funcionaris públics s’inclouen les persones següents:

empleats o representants de qualsevol administració, empresa pública, entitat governamental a qualsevol lloc del món, incloent empleats dalt i baix rang. Les entitats governamentals inclouen, però no estan limitades, a bancs centrals, fons sobirans, hospitals públics, i qualsevol altre projecte empresarial que sigui propietat o sigui controlat per una entitat governamental;

qualsevol individu exercitant una funció legislativa, administrativa o judicial, ja sigui per nomenament o elecció; • qualsevol candidat o titular d’un càrrec públic;

qualsevol càrrec d’un partit polític;

qualsevol funcionari, empleat, representant o agent d’una organització pública internacional, o qualsevol persona que actuï amb caràcter oficial per a una organització pública internacional tal com poden ser exemplificativament les Nacions Unides o el Banc Mundial, la Organització d’Aviació Civil Internacional, l’Organització del Tractat de l’Atlàntic Nord, la Interpol…; qualsevol membre de la família reial; i

qualsevol fill, marit, parent o germans o qualsevol altra relació familiar o anàlogues a les antedites. És la seva responsabilitat saber si la persona amb qui està tractant és un funcionari públic. Davant del dubte consulteu amb el Comitè de Compliment competent.

2. Influir en una decisió dun funcionari públic per guanyar un avantatge.

Es considera també suborn el fet d’oferir una mica de valor o un avantatge a un funcionari públic per influir en alguna decisió discrecional del funcionari, tal com podria ser -a manera de exemple- el resultat d’una inspecció, una decisió per premiar o continuar amb les relacions comercials, o el desenvolupament o aprovació d’alguna legislació que pugui afectar directament o indirectament a lentitat. Les ofertes similars realitzades a un particular també estan prohibides sempre que hi hagi raons per creure que és en benefici (directe o indirecte) d’un funcionari públic. Això inclou els parents i amics propers del funcionari públic.

Exemple pràctic: un funcionari de duanes efectua un control rutinari de mercaderies de la Companyia a la seva entrada al país, i ho sotmet a llargues i complicades inspeccions. El funcionari de duanes suggereix a la Companyia que li faci petits pagaments, o que li  proveeixi de productes gratis, perquè ell tracti a la mercaderia de la Companyia igual que tracta a altres enviaments, abstenint-se d’inspeccionar-los.

Com reaccionar: no done diners al funcionari, ni productes, ni res de valor. Seria indegut i il·legal concedir qualsevol cosa de valor o qualsevol avantatge al funcionari públic, fins i tot si ell s’està dirigint injustament contra les mercaderies de la Companyia realitzant inspeccions i controls diferents de com actua contra altres companyies.

(4) En relació amb el tracte amb funcionaris públics, hi ha determinades regles de comportament que cal conèixer.

No heu d’oferir regals o hospitalitat a funcionaris públics a canvi de cap avantatge o tracte favorable, o per influir sobre qualsevol decisió administrativa, incloent evitar que faci alguna cosa que pugui perjudicar la companyia.

Exemple pràctic: El cap de l’autoritat local tributària on la Companyia és registrada com a contribuent, demana a l’empresa determinats productes que es poden obtenir a les estacions de serveis (begudes, galetes, joguines…) per a la festa d’aniversari del seu fill a canvi de tancar-ne una inspecció de conformitat.

Com reaccionar: Educadament expliqui que no està autoritzat per proporcionar productes o serveis de la Companyia, d’acord amb la Política Antincorrupció i immediatament informe al Comitè de Compliment.

Es pot portar un funcionari públic a un dinar, però només si és raonable i apropiat. dinar dacompanyants de funcionaris públics.

Exemple pràctic: Un alcalde té agendat assistir a obrir una estació de servei. Després de l’obertura, un directiu pretén portar el funcionari públic i els seus acompanyants al restaurant més agradable de la ciutat, sense límit quant al que puguin demanar per menjar i beure, i donar-los a cadascun un car rellotge de marca.

Com reaccionar: Seria inapropiat organitzar un menjar cara i proporcionar rellotges al funcionari i als seus acompanyants. La Política permetria a la Companyia proporcionar regals modestos (per exemple, bolígrafs o paraigües), particularment si aquests inclouen la marca o el logotip de la Companyia, i facilitar un àpat si les circumstàncies de la visita ho justifiquen (és raonable convidar-lo a menjar si està previst un dinar  institucional, però normalment ajustant-se a un menú prèviament tancat). Es comptabilitzaran les despeses originades identificant correctament el concepte.

Com a part del nostre compromís com a bons ciutadans corporatius, en determinades circumstàncies es poden realitzar contribucions caritatives. Aquestes contribucions poden consistir en béns o serveis, assistència tècnica o capacitació, suport financer o patrocini desdeveniments. No obstant això, cal prendre particulars cauteles per garantir que l’entitat beneficiària és una organització de bona fe, regulada i supervisada de tal manera que no hi ha motiu per creure que l’entitat pot operar directament o indirectament per procurar el benefici privat de cap funcionari públic. En cas que un funcionari públic sigui director o agent de l’entitat benèfica, o estigui de qualsevol altra manera estretament vinculat amb l’entitat, o sol·liciteu expressament que la Companyia faci contribucions a aquesta entitat, s’ha d’informar al Comitè de Compliment qui us assessorarà sobre quines consultes o gestions s’han de portar a cap per tal d’obtenir un alt nivell de seguretat que la contribució no serà usada per a un pagament prohibit.

Exemple pràctic: Un funcionari públic de l’alt nivell amb què vostè tracta de manera regular, us pregunta si la Companyia pot fer una donació per a nens cecs en una organització en què ell participa com a voluntari.

Com reaccionar: Vostè hauria de consultar amb el Comitè de Compliment que li aconsellarà sobre què és el que caldria fer (diligència deguda) per assegurar que la organització benèfica és una organització de bona fe i que la contribució no es utilitzarà per a altres propòsits.

En relació amb pagaments de taxes, preus públics, permisos i llicències no s’han de fer pagaments més enllà del que s’exigeixi per la llei o per les regulacions locals, ni donar cap favor o avantatge de qualsevol tipus als funcionaris públics per obtenir un permís, llicència, o qualsevol altra autorització administrativa. De vegades aquesta qüestió se sol presentar quan la Companyia intenta establir o ampliar una instal·lació o obtenir permisos operatius. No està permès el que es coneix com a “pagaments de facilitació” a funcionaris per accelerar o per assegurar el compliment dun tràmit administratiu rutinari. El pagament de preus públics, taxes i similars no estan prohibits per aquesta política. Si teniu alguna pregunta sobre si es permet una taxa per expedir un tràmit amb una entitat, consulteu amb el Comitè de Compliment. No s’han de fer pagaments o donar cap altre avantatge als funcionaris públics amb la finalitat d’evitar una inspecció, influir sobre els resultats d’una inspecció, o evitar la imposició duna multa. Durant una inspecció, vostè ha de tractar el funcionari públic amb correcció, però sense oferir-li res de  valor, ni cap avantatge abans, durant o després de la inspecció. Aquesta oferta, encara que sigui molt petita, podria ser interpretada com l’existència d’una intenció d’influir en les conclusions del funcionari públic respecte a la inspecció.

(5) La Companyia també ha de respondre per suborns pagats per tercers actuant a nom de la Companyia o per suborns pagats per empleats o altres persones que realitzin serveis per a Voilabeauty SL. Per tant, mai no s’haurà d’autoritzar o sol·licitar a cap empleat oa tercers que pagui suborns a ningú (inclosos funcionaris públics), ni que rebi suborns de ningú. Tampoc podeu supervisar cap activitat de tercers que actuïn en nom de Voilabeauty SL, que vostè sospiti que pugui tenir conflicte amb aquesta Política. Precisament per evitar aquestes situacions Voilabeauty SL té una política específica de diligència deguda amb els socis de negoci.

III. Acceptació de la política anticorrupció per empleats i socis de negoci rellevants

(1) Tots els empleats han de rebre una còpia d’aquesta Política i estar informats que hi són obligats a complir-la, subscrivint l’annex A (empleats) com a acceptació de les obligacions que els incumbeixen. A efectes operatius es podrà enviar còpia d’aquesta política per mitjà del correu electrònic corporatiu, però l’annex A que acredita la seva recepció efectiva s’haurà de lliurar físicament i rebre’s emplenat i signat de manera manuscrita. Tots els empleats han de signar una declaració que indiqui que han llegit i entès la Política i que estan d’acord a complir-la. La declaració d’empleat està inclosa a l’apèndix A. El compliment d’aquesta Política forma part de les obligacions inherents al seu contracte laboral, de manera que el seu incompliment permetrà l’aplicació del règim disciplinari previst a la legislació laboral i al conveni col·lectiu aplicables en considerar-se una deslleialtat o abús de confiança en les gestions encomanades.

(2) En relació amb els socis de negoci rellevants de Voilabeauty SL, no se n’ha d’entaular una relació comercial amb terceres parts, llevat que acceptin un contracte en què s’estableixi que no van a permetre, sol·licitar, acceptar o oferir suborns o actes de corrupció. S’inclou a l’apèndix B la clàusula a incloure en aquests contractes.

IV. Actuacions de patrocini i beneficis a la comunitat

(1) Conforme al que preveu el Codi d’Ètica i de Conducta, queden al marge de les prohibicions d’acceptació i/o oferiment de regals o donacions les actuacions de patrocini realitzades de conformitat amb la legalitat vigent, i d’acord amb el que es disposa a continuació. Les activitats de patrocini formen també parteix de les accions de responsabilitat social corporativa , permetent les organitzacions impulsar o contribuir a esdeveniments culturals, esportius, científics, etc. Com que un patrocini va lligat a una activitat en concret , constitueix una premissa bàsica comprovar que ha estat desenvolupada segons els paràmetres acordats. El patrocini es negociarà, formalitzarà i verificarà per l’organització, evitant allò possible la intervenció d’intermediaris en aquest procés que perjudiquin la transparència i traçabilitat del patrocini. En qualsevol cas, el patrocini ha d’obeir a una activitat substantiva el cost de la qual sigui quantificable i execució mesurable . S’adoptaran accions tendents a recuperar l’import del patrocini quan no s’hagi aplicat a les activitats compromeses o quan hagi resultat impossible contrastar aquest extrem.

(2) Els beneficis a la comunitat (participació en festes locals o esdeveniments tradicionals mitjançant finançament de part de les activitats o aportant productes o serveis gratuïtament oa condicions avantatjoses) poden arribar a interpretar-se com una modalitat de donació o patrocini , amb la particularitat que se sufraguen activitats relacionades amb les comunitats on l’entitat manté enllaços. Aquestes conductes estaran permeses sempre que el Comitè de Compliment analitzi prèviament que no són activitats de contingut polític. Per això cal cuidar el destí i ús de les aportacions, evitant que s’utilitzin com a contraprestació a tractes de favor passats, presents o futurs. Hi ha certes precaucions bàsiques sobre això, com valorar ex-ante la legitimitat, raonabilitat i proporcionalitat de les aportacions, evitar lliurar quantitats de diners a funcionaris o entitats públiques (o persones vinculades amb aquests col·lectius).

V. Excepcions i registre

(1) De manera excepcional, els subjectes obligats podran acceptar regals, invitacions, serveis de hospitalitat o altres tipus d’incentius que no superin els usos habituals, socials o de cortesia, i estiguin relacionats amb l’activitat  comercial, sempre que es consideri que la no acceptació pot ser considerada com un acte de desconsideració personal o institucional.

(2) En cas de dubte es consultarà al Comitè de Compliment immediatament que es tingui coneixement de aquesta situació.

(3) Per tal de garantir que aquests obsequis, invitacions, o regals es realitzen de bona fe, es crearà un registre de regals i invitacions que estarà sota el control del Departament de RRHH, en què es consignaran la persona que ho fa, qui ho rep, així com el seu valor estimat. Es remetrà informació a l’òrgan d’administració almenys una vegada a l’any.

En aquest registre es contindrà també tota la informació relativa als actes de patrocini i de beneficis a la comunitat.